Batı Avrupa Programları’na kayıtlı öğrencilerin bulundukları ülkede ki kurumlara verilmek üzere öğrenci belgesi dışında ki (sigorta, vergi dairesi, emeklilik kasası ve aile kasası) isteklerini Batı Avrupa Bürosu’na yazılı olarak bildirmeleri gerekmektedir. Batı Avrupa Bürosu kurumlar tarafından doldurulması istenilen belgelerin yerine öğrenciye öğrenci belgesi/gider belgesi/öğrenci durum belgesi verilmektedir. Bunların dışında ki özel istekler karşılanamamaktadır.